W ostatnim czasie wyraźnie wzrosła świadomość korzyści związanych z posiadaniem podpisu elektronicznego, który jest szczególnie przydatny podczas pracy zdalnej. Według danych Asseco, aż 91.7% badanych osób zadeklarowało, że wiedzieli już wcześniej o możliwościach e-podpisu. Podpis kwalifikowany jest równorzędny z podpisem tradycyjnym i można go wykorzystać we wszystkich dokumentach wewnętrznych oraz zewnętrznych. Największą zaletą korzystania z podpisu elektronicznego jest oszczędność czasu. Istotne działania można finalizować bez wychodzenia z biura, czy z domu.

Jakie zastosowanie ma podpis elektroniczny?

Usprawnia funkcjonowanie wielu firm i ułatwia działalność na skalę międzynarodową, bez konieczności każdorazowego przemieszczania się pomiędzy filiami. E-podpis może być wykorzystywany zarówno w prywatnej, jak i zawodowej sferze życia. Znajduje zastosowanie między innymi w:

• Relacjach z administracją i urzędami (sprawozdania finansowe).
• Ośrodkach szkolenia kierowców.
• Relacjach biznesowych (umowy, wszelkie dokumenty firmowe).
• Kontaktach biznesowych z Klientami (oferty handlowe, e-faktury).
• Sądownictwie i więziennictwie.
• E-zdrowiu (dokumentacja medyczna).

Relacje z administracją i urzędami (B2A)

Podpis elektroniczny otwiera drzwi do nowych możliwości. W Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych jest niezbędny do przekazywania dokumentów w formie elektronicznej w ramach aplikacji Płatnik. Natomiast w Urzędzie Celnym pozwala na składanie deklaracji i dokumentów za pomocą aplikacji e-Zefir np. deklarację dla podatku akcyzowego. W Urzędzie Skarbowym jest wykorzystywany w procesie przesyłania deklaracji podatkowych poprzez aplikację e-Deklaracje bądź udostępnianie danych za pośrednictwem Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). W Krajowym Rejestrze Sądowym pozwala na przesyłanie wniosków rejestrowych, czy też aktualizacji informacji drogą elektroniczną. Ponadto jest on wymagany do rejestracji w platformie e-KRS. Umożliwia również komunikację z GIODO w ramach platformy e-GIODO, między innymi poprzez podpisywanie formularzy zgłoszenia zbioru danych osobowych. Pozwala również na złożenie odpowiednich wniosków w procesie ubiegania się o dotacje unijne w Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. Niektóre działania wymagają wykorzystania podpisu elektronicznego np. w przypadku przesyłania raportów związanych z transakcjami, których kwota przewyższa 15 000 euro. Umożliwia również szybszy dostęp do e-PUAP, poprzez wykorzystanie go do potwierdzenia danych użytkownika. Podpis elektroniczny pozwala na składanie pism procesowych w ramach tzw. e-sądu.

Relacje biznesowe (B2B)

Korzystanie z podpisu elektronicznego pozwala na zdalne zawieranie umów cywilno-prawnych, a także uczestniczenie w zabezpieczonych aukcjach i przetargach elektronicznych. W HR większość dokumentów związanych z zatrudnieniem oraz obsługą spraw pracowniczych może być podpisywana z wykorzystaniem e-podpisu. 

Kontakty biznesu z klientami (B2C)

Podpis kwalifikowany pozwala na zapewnienie wiarygodności e-faktur oraz bezpieczną i pewną korespondencję elektroniczną z Klientami.

Służba zdrowie i e-zdrowie 

Autoryzacja dokumentacji medycznej, dostęp do danych zgromadzonych w Systemie Informacji Medycznej oraz operowanie wnioskami dotyczącymi praktyki lekarskiej to tylko niektóre możliwości, które daje korzystanie z tego podpisu.

Sądownictwo i więziennictwo

W tym obszarze ułatwia komunikację pomiędzy sądami i służbami więziennymi, tworzenie elektronicznych protokołów posiedzeń sądów, czy też przekazywanie pism procesowych w ramach e-Sądu w postępowaniu upominawczym.

Ośrodki Szkolenia Kierowców

Korespondencja elektroniczna związana z przesyłaniem do Starostwa Profilu kandydata na kierowcę (PKK) jest możliwa z użyciem podpisu elektronicznego.

Podpis elektroniczny w czasach koronawirusa

Teraz coraz więcej osób dostrzega możliwości posługiwania się e-podpisem. Mogą uwierzytelniać głosy oddawanie w przypadku podejmowania uchwał przez wspólnoty mieszkaniowej, podpisywać umowy bankowe (umowy kredytowe, ramowe, umowy produktów transakcyjnych, aneksy itd.). Ponadto postępuje cyfryzacja KRS. Logowanie do systemu będzie wymagało elektronicznego podpisu kwalifikowanego lub podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP. Nie będzie już możliwe składanie wniosków w formie papierowej.

Czy warto posiadać certyfikat kwalifikowany?

Z dnia na dzień coraz więcej osób składa podpisy elektroniczne, aby zaoszczędzić czas oraz ułatwić pracę, czy też załatwianie spraw prywatnych, które tego wymagają. Przewidywane jest, że zwiększy się liczba osób posiadających certyfikat oraz odnawiających go. Wydanie nowego certyfikatu wymaga podjęcia kilku kroków. Natomiast odnowienie podpisu jest jeszcze prostsze i szybsze.