Poniżej przedstawiamy, jak krok po kroku uzyskać certyfikat kwalifikowany CERTUM.
1). Zakup certyfikatu
Pierwszym krokiem w procesie nabycia podpisu elektronicznego jest wybór oraz zakup zestawu do jego obsługi. Zestaw zawiera kartę kryptograficzną, oprogramowanie oraz opcjonalnie czytnik. Zamówienie można złożyć bezpośrednio w CDN-Partner w Krakowie lub za pośrednictwem maila: info@cdnpartner.pl
Składając zamówienie poza wyborem zestawu, należy określić czas ważności certyfikatu kwalifikowanego (rok, dwa lub trzy lata).
2). Aktywacja karty
W celu wygenerowania certyfikatu konieczne jest wypełnienie odpowiedniego formularza na stronie CERTUM. Formularz taki może zostać wypełniony przez pracownika CDN-Partner w Krakowie podczas potwierdzania tożsamości lub samodzielnie przez osobę zamawiającą certyfikat.
UWAGA! Certyfikat kwalifikowany występuje w dwóch wersjach: uniwersalnej i z dodatkowymi danymi. Zależnie od rodzaju wymaganego certyfikatu należy wypełnić odpowiedni formularz.
Certyfikat kwalifikowany zawierający jedynie dane osobowe jest certyfikatem uniwersalnym i może być stosowany we wszystkich kontaktach z administracją publiczną, wszelkimi instytucjami (w tym z ZUS) oraz w relacjach biznesowych. Osoba posiadająca taki certyfikat i składająca podpis elektroniczny może działać zarówno we własnym imieniu, jak i w imieniu reprezentowanego podmiotu bez konieczności wpisania informacji o tym podmiocie do certyfikatu. Istnieje także możliwość umieszczenia w certyfikacie kwalifikowanym dodatkowych informacji, takich jak dane reprezentowanego podmiotu. Jest to uzasadnione gdy zakres uprawnień danej osoby fizycznej wynika np. z przepisów prawa (prezydent miasta, burmistrz, wójt) wydawany jest wówczas certyfikat z dodatkowymi danymi.
3). Potwierdzenie tożsamości
Potwierdzenie tożsamości odbywa się przez upoważnionego pracownika Punktu Potwierdzenia Tożsamości. Na podstawie danych podanych w formularzach aktywacyjnych generowane są, i przesyłane na podany w formularzu adres e- mail następujące dokumenty w formacie PDF:
- Umowa z Subskrybentem.
- Załącznik nr 1 – Wniosek z danymi do certyfikatu kwalifikowanego.
- Oświadczenie.
- Instrukcja dalszego postępowania.
- Pełnomocnictwo (w przypadku certyfikatu z dodatkowymi danymi).
Dokumenty te należy podpisać w obecności pracownika Punktu Potwierdzania Tożsamości w naszym biurze lub w Państwa siedzibie (jeżeli taka usługa została zamówiona). Nasz pracownik potwierdza tożsamość użytkownika certyfikatu i zgodność danych z formularza z przedłożonymi dokumentami. Następnie w zależności od wybranego zakresu obsługi, wydaje Państwu dokumenty lub zajmuje się ich wysyłką do CERTUM PCC.
Dokumentem niezbędnym do potwierdzenia tożsamości osoby nabywającej uniwersalny certyfikat kwalifikowany jest dowód osobisty lub paszport użytkownika certyfikatu.
Przy zakupie certyfikatu kwalifikowanego zawierającego dodatkowe dane ponadto należy przełożyć (dokumenty obowiązkowe):
- Odpis z KRS nie starsze niż 6 miesięcy od daty jego wydania lub w przypadku osób fizycznych kopie odpisu z Ewidencji Działalności Gospodarczej.
- Kopie nadania numeru NIP i REGON.
Wykaz innych wymaganych dokumentów w zależności od specyfiki przedsiębiorstwa/ instytucji dostępny jest na stronie: certum.pl.
4). Pobranie/wgranie certyfikatu
Po weryfikacji otrzymanych dokumentów CERTUM wystawia certyfikat i wysyła na adres e-mail podany we wniosku powiadomienie. W wiadomości otrzymają Państwo link do systemu, do którego należy zalogować się za pomocą nr karty i pobrać certyfikat. Kolejną czynnością jest wgranie certyfikatu na kartę cryptoCertum. Do tego celu wykorzystywane jest oprogramowanie zawarte w zestawie. Wgrany certyfikat należy aktywować w ciągu 14 dni od otrzymania informacji, a służy do tego otrzymany numer PUK. Aby certyfikat mógł być wykorzystany w programie Płatnik, należy dokonać jego rejestracji również w tym programie.
Numer PUK służy do odblokowania karty w przypadku jej zablokowania poprzez trzykrotne podanie błędnego kodu PIN. UWAGA: trzykrotne błędne podanie PUK powoduje całkowite zablokowanie karty, co wiąże się z koniecznością wydania nowego certyfikatu kwalifikowanego na nowej karcie kryptograficznej – w tym celu należy zakupić zestaw CERTUM bez czytnika i ponownie dokonać aktywacji karty.