PORADNIK 

Poznaj zasady właściwego wyboru systemu ERP i wyznacz kurs na sukces

Część 3: Zakup systemu ERP. Co to znaczy?

Zakup systemu ERP – co to znaczy?

Producenci systemów ERP zazwyczaj sprzedają swoje rozwiązania przez sieć wyspecjalizowanych partnerów wdrożeniowych. System ERP nie jest prostym programem, który po zakupie możemy zainstalować i po prostu zacząć używać. ERP to nie tylko oprogramowanie. Wraz z zakupem licencji systemu ERP prawdopodobnie będziesz musiał kupić usługi wdrożeniowe i szkolenia dla przyszłych użytkowników systemu.

Wdrożenie to proces, do którego należy się bardzo starannie przygotować. To praca zarówno po stronie firmy wdrożeniowej, jak i po stronie kupującego. Aby uniknąć rozczarowań i porażek, zanim do niego przystąpisz, wymagaj od dostawcy systemu ERP wykonania analizy przedwdrożeniowej.

Analiza przedwdrożeniowa w praktyce oznacza dokładny opis wszystkich procesów, które mają być wspierane przez system po wdrożeniu ERP. W efekcie tej pracy powstaje dokumentacja, która będzie określać zakres prac, czas ich wykonania oraz koszty, będąc jednocześnie podstawą umowy na wdrożenie systemu ERP pomiędzy Twoją firmą a dostawcą.

W zależności od systemu ERP stopnia złożoności Twojego biznesu, doświadczenia firmy wdrożeniowej oraz dostępności zasobów po obu stronach umowy, wdrożenie może trwać od kilku tygodni (mikrofirma) do kilku miesięcy, a nawet roku.

Kiedy wdrażać?

Zaplanuj starannie okres wdrożenia systemu ERP. Jeżeli Twój biznes charakteryzuje się sezonowością, z oczywistych względów nie rób tego w szczycie sezonu. Wiele firm decyduje się na wdrożenie na początku roku ze względu na zamknięcie okresu bilansowego. Jest to spowodowane również tym, że przełom roku jest czasem, w którym firmy dokonują inwentaryzacji, robią porządki na magazynie. Jest więc to idealny czas, aby sprawdzone dane przenieść do nowego systemu i z nowym rokiem rozpocząć pracę.

Czy Twoja firma musi wdrożyć uaktualnienia i ulepszenia, nawet jeśli tego nie chcesz?

Szacując inwestycję w system ERP weź pod uwagę kwotę przedłużenia gwarancji w kolejnych latach użytkowania systemu. Producent systemu ERP zapewni Ci możliwość bezpłatnych aktualizacji do najnowszych wersji programu w okresie gwarancji – najczęściej przez rok od zakupu licencji. W kolejnych latach uaktualnienia (upgrade) są płatne, a ich cena stanowi zazwyczaj od kilkunastu do kilkudziesięciu procent wartości licencji. Niezależnie od tego, co teraz sobie pomyślałeś, warto w to inwestować. Dlaczego? Jest przynajmniej kilka istotnych powodów, np.: z każdą zmianą przepisów mających wpływ na działanie przedsiębiorstwa (ostatnio dużą zmianą w Polsce jest prowadzenie przez ustawodawcę Jednolitego Pliku Kontrolnego) będziesz musiał dokonać aktualizacji systemu do wersji, która tę zmianę uwzględnia. Inaczej grożą Ci sankcje za niezgodność z aktualnymi przepisami prawnopodatkowymi.

W miarę upływu czasu i sytuacji na rynku rozwija się technologia, pojawiają się nowe rozwiązania i trendy. Dlatego niektórzy producenci systemów ERP, chcąc być na topie, inwestują sporą część swoich zysków w badania i rozwój systemów ERP. Wynikiem tego są zmiany i nowe funkcjonalności w kolejnych wersjach systemów ERP udostępnianych dla użytkowników posiadających aktualną gwarancję. W zależności od producenta systemu ERP może to być kilka lub nawet kilkaset nowych funkcjonalności na rok. Warto więc zapewnić sobie możliwość korzystania z nich.

Jaką firmę wdrożeniową wybrać?

Podczas użytkowania systemu pracownicy będą potrzebowali wsparcia. Wraz z rozwojem Twojej firmy pojawią się również nowe potrzeby oraz pomysły na dodatkowe funkcjonalności Twojego ERP’a. Jeżeli system jest popularny, wtedy istnieje duża szansa, że zbliżone potrzeby i pomysły mają użytkownicy tego systemu z innych firm i producent, w zależności od prowadzonej polityki, wprowadzi je w kolejnych wersjach. Zdarzają się jednak sytuacje, że przyzwyczajenia Twojego zespołu lub specyfika Twojego biznesu wymaga indywidualnych, dedykowanych rozwiązań. Jeżeli system jest otwarty, a firma wdrożeniowa posiada własny zespół programistów, poradzicie sobie z takim wyzwaniem poprzez rozszerzenia do systemu ERP – tzw. dodatki programistyczne. M.in. dlatego bardzo istotnym zagadnieniem, oprócz wyboru systemu ERP, jest również właściwy wybór doświadczonego partnera wdrożeniowego, Zalecaną, sprawdzającą się praktyką jest podpisanie z nim umowy na opiekę serwisową systemu ERP, aby zapewnić sobie ciągłość działania systemu, a w konsekwencji stabilne funkcjonowanie biznesu.

, 

 >> Czytaj więcej w części 4: Wdrożenie systemu ERP a finansowanie <<