PORADNIK 

Poznaj zasady właściwego wyboru systemu ERP i wyznacz kurs na sukces

Część 4: Wdrożenie systemu ERP a finansowanie

Finansowanie

Nawet jeśli rozwiązania ERP nie są tak kosztowne jak kiedyś, wciąż jest to inwestycja dla Twojej firmy. Dostawcy wychodzą naprzeciw oczekiwaniom Klientów i we współpracy z jednostkami finansowymi dają możliwość zakupu oprogramowania np.: w formie leasingu. W niektórych województwach zdarzają się również, choć coraz rzadziej programy, dzięki którym możesz uzyskać dofinansowanie na zakup systemu z Unii Europejskiej. Kupując oprogramowanie pamiętaj, aby ilość licencji odpowiadała Twoim potrzebom. Ze względu na to, że systemy ERP mają budowę modułową, w razie potrzeby kolejne moduły, czy licencje możesz dokupić później. 

Czy Twoja firma posiada zespół IT, który będzie w stanie zapewnić opiekę nad wdrożonym systemem ERP? Niemalże każdy dostawca systemów ERP udostępnia nowy produkt mniej więcej raz w roku. To może przyprawić każdego użytkownika systemu ERP o prawdziwy ból głowy i jednocześnie przynieść spore utrudnienia w bieżącej pracy, a także dodatkowe koszty związane z utrzymaniem systemu. Z tego też powodu blisko dwie trzecie średnich firm ma przestarzałe wersje swojego oprogramowania ERP.

Należy jednak pamiętać, że nowe wersje systemu to zarówno kolejne nowe funkcjonalności, jak i usprawnienie pracy, ale także w dużej mierze kolejne dostosowanie systemu do obowiązujących przepisów. Jeśli Twoja firma nie posiada zespołu IT, dobrym rozwiązaniem będzie wybranie firmy wdrożeniowej, która zajmuje się również obsługą powdrożeniową. Warto postawić na wiedzę i doświadczenie, aby kolejne zmiany w oprogramowaniu nie tylko nie przynosiły problemów, ale pozwalały na pełne wykorzystanie systemu.

Jakie szkolenia są dostępne dla danego rozwiązania ERP?

Jeśli decyzja o wyborze systemu ERP zostanie już podjęta dobrze byłoby, aby pracownicy w pełni korzystali z jego funkcjonalności. Pytając o szkolenia należy przede wszystkim pamiętać o:

• Czy szkolenia są wliczone w cenę oprogramowania, czy przeprowadzane są za dodatkową opłatą?
• W jaki sposób są prowadzone szkolenia?
• Czy po szkoleniu udostępniane są materiały dla uczestników szkolenia?
• Czy w trakcie użytkowania systemu możliwe są dodatkowe szkolenia?
• Czy dostawca oprogramowania prowadzi również szkolenia dla działu IT?

Bez właściwego przygotowania, dobrego szkolenia korzystanie z systemu ERP jest trudne. Odpowiednie przygotowanie pracowników zaowocuje pełnym wykorzystaniem systemu ERP, co wpłynie również na wyniki firmy.

Z jakich rozwiązań aktualnie korzysta Twoja firma?

Obecnie systemy ERP są tak rozbudowane, że są w stanie zapewnić pokrycie dla najbardziej zaawansowanych procesów zachodzących w firmie. Podejmując decyzję o wyborze systemu ERP, należy sobie zadać pytanie, czy na pewno potrzebujemy wykorzystywać wszystkie jego możliwości. Zdarza się, że funkcjonalności, które posiada system ERP są zbyt specjalistyczne, aby firma mogła z nich skorzystać lub też dany dział firmy jest zastąpiony przez zlecenie outsourcingu. Zasadniczą kwestią jest, by nie płacić za funkcje, których firma nie potrzebuje lub nie będzie ich używać w przyszłości.

Czy dostawca systemu ERP posiada długoterminową strategię rozwoju produktu?

Inwestując w system ERP oczekujemy, że będziemy z niego korzystać przez wiele lat. W dzisiejszych czasach na rynku przepełnionym fuzjami oraz przejęcia i należy się upewnić, że pieniądze wydane na system ERP oraz wysiłek włożony w implementację systemu zostały dobrze wykorzystane. System ERP powinien być ciągle rozwijany i dostosowywany do aktualnych potrzeb firmy, jednocześnie      wykorzystując najnowsze technologie.

Podsumowanie

Być może na tym etapie, to wszystko wydaje Ci się skomplikowane i masz obawy. To zrozumiałe. Wdrożenie systemu ERP to duża i poważna zmiana, szczególnie w funkcjonującym „pełną parą” przedsiębiorstwie. Jeżeli jednak właściwie do tego podejdziesz, wdrożenie zakończy się sukcesem, a firma zyska szybki zwrot z poniesionych w związku z nim inwestycji. Aby tak się stało, jako osoba (współ)odpowiedzialna za wybór systemu, weź sprawy w swoje ręce lub wyznacz osobę odpowiedzialną za wdrożenie – kierownika projektu. Musi to być osoba, która nie tylko zna Twoją firmę oraz problemy i wyzwania, jakie przed Wami stoją, ale również posiada umiejętności miękkie niezbędne w zarządzaniu projektami, a najlepiej doświadczenie i dobry kontakt z kluczowymi użytkownikami systemu.

Wymagaj od potencjalnego dostawcy systemu ERP:

• przejrzystej oferty cenowej uwzględniającej zagadnienia poruszane w niniejszym przewodniku,
• referencji, a najlepiej wizyty referencyjnej w przedsiębiorstwie podobnym do Twojego, gdzie funkcjonuje już system, który zamierzasz wybrać,
• wykonania analizy przedwdrożeniowej,
• jasnych zasad podczas wdrożenia projektu (polecamy zarządzanie projektem wg jednej z metodyk, np.: Agile, PMI czy Prince2),
• przejrzystych warunków umowy serwisowej.

Powodzenia!

Załoga CDN-Partner Kraków