Przygotowanie organizacyjne firmy do wprowadzenia PPK polega na:

• Aktualizacji posiadanych programów kadrowo-płacowych.
• Opracowaniu potrzebnych procedur (gromadzenie i archiwizacja dokumentacji, współpraca różnych działów przy obsłudze PPK, bieżące informowanie i odpowiadanie na pytania pracowników).
• Przeszkoleniu personelu kadrowo-księgowego.

Wdrożenie rozwiązania Comarch PPK pomaga w komunikacji pomiędzy pracodawcą a instytucją finansową wg poniższego schematu:

Pracodawca w pierwszej kolejności musi uzyskać wiele informacji od pracowników (np.: woli pracowników w udziale w PPK, wysokości składki, osób uposażonych) co generuje wiele dokumentów — bez cyfryzacji, trudno wyobrazić sobie ich obsługę.

Kolejny krok po zebraniu informacji to ewidencja dokumentów i obliczenie składek dla każdego z pracowników, te informacje (i składki) są transferowane do instytucji finansowej.

Obszar komunikacji między instytucją finansową, a pracownikiem jest rozumiany jako portal operatora, na którym każda osoba objęta PPK będzie mogła podejrzeć ilość uzbieranych pieniędzy na koncie PPK.

Czym jest Comarch PPK?

Comarch PPK to dedykowane rozwiązanie IT ułatwiające obsługę PPK w firmach.

Schemat przedstawiający etapy rozbudowy aplikacji:

Wymiana danych pomiędzy Comarch PPK, a instytucją finansową przedstawia się następująco:

Zakres funkcjonalny aplikacji Comarch PPK

Funkcje aplikacji Comarch PPK:

• Informacje o pracodawcy i wybranej instytucji finansowej zarządzającej PPK.
• Rejestr pracowników:
  • Prowadzenie ewidencji pracowników.
  • Import z pliku.
  • Integracja z Comarch ERP HR.
• Rejestr deklarowanych procentowych składek członkowskich dla PPK.
• Rejestr wystąpień i przystąpień pracowników do PPK.
• Rejestr miesięcznych składek do PPK.
• Generowanie plików dla PPK: zgłoszeniowych, wyrejestrowujących, aktualizujących dane.
• Generowanie plików miesięcznych o składkach na PPK.

Przed sankcjami można się w łatwy sposób ochronić – wystarczy z należytą dbałością zadbać o terminy, tak by nie pominąć np. comiesięcznych wpłat czy właściwej dokumentacji. Zawodne są i fizyczne nośniki, i ludzka pamięć – dlatego warto wesprzeć się w tych działaniach systemem informatycznym.