Zapanowanie nad dokumentami i procesami w firmie to wyzwanie, które może spędzić sen z powiek. Jak sobie z tym poradzić? Stawiamy na rozwiązania Comarch DMS i OCR, które wdrażamy. Narzędzia te automatyzują procesy i sprawiają, że praca z dokumentami staje się łatwa i przyjemna. Poniżej przedstawiamy listę pytań i odpowiedzi dotyczących tych rozwiązań.

1). Czy rozwiązanie Comarch OCR może rozpoznawać na fakturze numer zlecenia (zamówienia)? 

Odpowiedź: Aktualnie OCR pobiera numer zamówienia dla faktur niemieckich, planowany jest rozwój w tym obszarze dla faktur polskojęzycznych.

2). Czy delegacje są przystosowane do wielu walut? 

Odpowiedź: Comarch DMS jest otwartą platformą w związku z czym konfiguracja danego obiegu (np. delegacja) jest zależna od potrzeb danego scenariusza – również można wprowadzić elementy związane z wieloma walutami. 

3). Czy aplikacja na telefon odczytuje kody kreskowe, kody QR i umożliwia ich powiązanie z konkretnymi dokumentami?

Odpowiedź: Aplikacja mobilna nie ma takiej możliwości. Funkcjonalność masowego skanowania oraz OCR mają możliwość odczytania kodu kreskowego, ale jest on po prostu wartością na nowo utworzonym dokumencie (z ewentualnym utworzeniem linku do innego dokumentu z tym kodem kreskowym). 

4). Czy jest możliwość generowania dokumentów kosztowych do Comarch ERP Optima? 

Odpowiedź: Tak, taka opcja jest dostępna w Comarch DMS. 

5). Czy wersja mobilna DMS jest lub będzie w przyszłości dostępna na system iOS? 

Odpowiedź: Comarch DMS już od początku działania jest dostępny na platformę iOS w wersji mobilnej. W tym roku będą realizowane prace nad odświeżeniem interfejsu na tą platformę. 

6). Czy w DMS istnieje możliwość podpisania pisma lub umowy podpisem kwalifikowanym / zaufanym, a następnie wysłania go? 

Odpowiedź: Jeszcze nie ma takiej funkcjonalności. W RoadMapie rozwoju na ten rok jest planowane dodanie opcji wykorzystania podpisów bezpośrednio w Comarch DMS. Dalszy rozwój w zakresie wysyłania takich umów bezpośrednio z systemu będzie realizowany w przyszłych okresach. 

7). Jak wygląda eksport danych do systemu księgowego? 

Odpowiedź: W przypadku współpracy z Comarch ERP to jedynie kliknięcie w przycisk „Wygeneruj” na wybranym przez siebie etapie obiegu. 

8). Czy tworzenie i ewentualna korekta treści umów może odbywać się w DMS, czy należy ściągnąć plik, edytować go i następnie ponownie go załadować? 

Odpowiedź: Na ten moment należy plik ściągnąć, zmodyfikować i wgrać ponownie. Planujemy rozwój systemu o automatyczną aktualizację plików/załączników. 

9). Czy program powoduje, że dane są automatycznie zaczytywane z FV do programu księgowego np. Subiekt GT? 

Odpowiedź: Taka integracja jest możliwa, ale wymagane są odpowiednie działania na etapie wdrożenia tj. budowa odpowiednich zapytań, aby korzystać z tych samych danych w obu systemach i przygotowanie generatora, który przeniesie dane z DMS do zewn. Systemu 

10). Jak wygląda repozytorium dokumentów w obiegu? Gdzie te dokumenty są przechowywane fizycznie i jak wygląda dostęp do nich z poziomu DMS? Czy jest możliwy dostęp do tych dokumentów spoza DMS? 

Odpowiedź: DMS sam w sobie stanowi Repozytorium. Dokumenty są przechowywane w bazie DMS/ERP (w zależności od wybranej formy współpracy) lub w postaci danych zapisanych na dysku, czy też w chmurze IBARD (takie możliwości też są dostępne po odpowiedniej konfiguracji). Dostęp do dokumentów jest możliwy z ERP lub DMS.

11). Czy dokumenty z OCR zaciągają się do rejestru VAT? 

Odpowiedź: Dokumenty przez OCR mogą bezpośrednio trafiać do rej. VAT w ERP lub w scenariuszu OCR > DMS > rej. VAT ERP.

12). Czy pakiet OCR comiesięczny Mikro, jeśli nie wykorzystam 250 stron, to czy w kolejnym miesiącu zostanę ponownie obciążony opłatą za kolejne 250 stron? 

Odpowiedź: Tak, abonament na OCR jest miesięczny. Natomiast niewykorzystane strony zwiększają dostępny limit w kolejnym miesiącu. 

13). Czy DMS i/lub OCR traktowany jest jako osobny produkt, czy może być on traktowany jako rozszerzenie Optimy, która już funkcjonuje w firmie? 

Odpowiedź: Comarch DMS i OCR mogą być dokupione jako rozszerzenie obecnej instalacji, czyli przypisanie do tego samego klucza i podmiotu. 

14). Czy dokumenty mogą akceptować równolegle dwie osoby? Np. dwie osoby muszą zaakceptować, aby dokument poszedł dalej np. do zapłaty? 

Odpowiedź: Tak, Comarch DMSma funkcjonalność „równoległej akceptacji„, która może zostać włączona na wybranym etapie. 

15). Czy, żeby dodać opis analityczny na fakturze, trzeba posiadać również moduł Opis Analityczny? 

Odpowiedź: Tak, Opis Analityczny w Comarch ERP Optima jest dostępny tylko, gdy posiadamy dany moduł. W związku z tym widoczność tego opisu w ERP uzależniona jest od posiadania tego modułu. Natomiast jeżeli opis analityczny ma pozostać tylko w DMS (poza ERP) to można go wprowadzać bez licencji Opis Analityczny dla Comarch ERP Optima. 

16). Czy będzie mowa o wprowadzaniu przez OCR faktur zakupowych, które zawierają pozycje z towarami? 

Odpowiedź: Taka możliwość jest aktualnie możliwa przy wykorzystaniu DMS tj. OCR > DMS > ERP. W samym ERP takie możliwości będą dopiero rozwijane. 

17). Czy Comarch DMS w Biurze Rachunkowym rozpozna kontrahentów, dla których są dedykowane faktury kosztowe, czy należy samodzielnie daną fakturę przyporządkowywać do danej firmy?

Odpowiedź: Na ten moment należy samodzielnie przyporządkować taki dokument do Klienta BR (firmy). Planowany jest rozwój tego obszaru o możliwość automatycznego przyporządkowania Klienta po NIPie nabywcy.

18). A co z fakturami zakupu z wieloma pozycjami i jednostkami miary, które są na tej fakturze? 

Odpowiedź: Comarch OCR ma możliwość rozpoznawania pozycji wraz z odczytaniem jednostki miary dla każdej z nich.

19). Czy OCR rozpoznaje PDF z wieloma fakturami? 

Odpowiedź: Tak, Comarch OCR ma możliwość obsługi PDF z wieloma fakturami i rozdzielenia danych na kilka faktur (wraz z rozdzieleniem załącznika).

20). Czy istnieje możliwość wdrożenia Comarch DMS stopniowo? Tzn. najpierw podstawowe moduły jak „pismo przychodzące i wychodzące” + faktura kosztowa, a np. po roku moduł dotyczący budżetowania? 

Odpowiedź: Jak najbardziej zachęcamy do stopniowego wdrażania DMS. Pozwoli to na zapoznanie się pracowników z funkcjonalnościami w danym obszarze i płynniejsze rozszerzenie o nowe procesy. Co istotne Comarch DMS nie jest licencjonowany per ilość procesów, więc takie rozszerzenia nie wiążą się z dodatkowymi opłatami licencyjnymi (o ile ilość aktualnie posiadanych licencji dla jednoczesnych użytkowników jest wystarczająca).