Pierwszą czynnością, którą wykonać musi przedsiębiorca, jest wybór instytucji finansowej, z którą zawrze umowę o zarządzaniu PPK. To ważna decyzja – dotyczyć będzie bowiem wszystkich pracowników firmy. Dlatego powinna być ona zawarta w porozumieniu z zakładową organizacją związkową bądź inną formą reprezentacji pracowników. Jeśli pracodawca nie osiągnie z nią porozumienia na miesiąc przed upływem terminu zawarcia umowy – może wybrać instytucję finansową sam.

Umowę musi zawrzeć każdy pracodawca, który zatrudnia co najmniej jedną osobę. Powinna ona być sporządzona w postaci elektronicznej, która pozwala na zapisanie jej treści na trwałym nośniku. Nie może zawierać warunków mniej korzystnych niż zaprezentowane przez daną instytucję finansową na portalu PPK w dniu zawarcia umowy.

Pracodawca może w przyszłości zmienić instytucję finansową, z którą ma podpisaną umowę o zarządzanie PPK. W takiej sytuacji powinien wypowiedzieć wcześniejszą umowę i zawrzeć nowe umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracowników, jednocześnie informując ich, że ma obowiązek złożenia w ich imieniu wniosku o wypłatę transferową środków z dotychczasowego rachunku PPK na nowy. Pracownik może się na to nie zgodzić – wówczas środki pozostaną na starym rachunku do czasu ich planowej wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu.

Umowę o prowadzenie PPK należy zawrzeć w imieniu i na rzecz pracowników, którzy:

• ukończyli 55. rok życia, ale nie ukończyli jeszcze 70. – na wniosek takich osób i jeżeli spełniony jest warunek stażowy (a spełniony jest wtedy, kiedy w okresie 12 miesięcy poprzedzających pierwszy dzień zatrudnienia minimalny okres zatrudnienia u danego pracodawcy wynosi trzy miesiące)
• nie ukończyli 55. lat – obowiązkowo, jeśli spełniony jest warunek stażowy.

Wraz z umową o prowadzenie PPK musi zostać sporządzony załącznik z listą osób objętych planem. Lista powinna być na bieżąco aktualizowana, ale nie wiąże się to z koniecznością zmiany umowy.