Dziennie dokonywanych jest ponad milion transakcji, a każda z nich zostawia ślad w formie dokumentów księgowych. Większość dokumentów trafia do informatycznych systemów księgowych. Kiedyś dane były wprowadzane ręcznie, co zajmowało dużo czasu. Teraz używana jest technologia optycznego rozpoznawania znaków (OCR), która odczytuje np. dane znajdujące się na fakturach, dzięki czemu proces księgowania jest znacznie szybszy i przyjemniejszy. 

Od momentu uruchomienia usługi Comarch OCR, serwery chmury Comarch przeprocesowały już ponad 10 milionów dokumentów, a tym samym udoskonaliły procesy w wielu firmach i biurach rachunkowych. Z chmury Comarch korzystają firmy nie tylko z Polski, ale również z Niemiec. 

Algorytmy i sztuczna inteligencja w Comarch OCR

Narzędzie Comarch OCR wykorzystuje zaawansowane algorytmy oraz elementy sztucznej inteligencji. Analizowany jest dostarczony plik graficzny (w formacie JPG, PNG, JPEG, TIFF lub PDF), a następnie rozpoznawany zostaje tekst. Po zmianie obrazu na tekst oraz odczytaniu danych merytorycznych, dane przypisywane są do odpowiednich kategorii takich, jak np. NIP, numer faktury, data, kwota netto, brutto, VAT, czy też numer rachunku bankowego. W kolejnym kroku faktura zostanie wprowadzona do systemu ERP, a następnie może zostać zweryfikowana, zaksięgowana oraz zarchiwizowana. 

„Administratorzy oprogramowania na bazie zgłoszeń od klientów, wprowadzają korekty do dokumentów, z których system błędnie odczytał dane. Comarch OCR, dzięki wbudowanym mechanizmom sztucznej inteligencji, „obserwuje” te poprawki, analizuje oraz uczy się, aby przy kolejnym dodawaniu dokumentu nie popełnić już pomyłki. Od momentu uruchomienia usługi, czyli od czerwca 2019 roku, serwery Comarch przeprocesowały ponad 10 milionów dokumentów. Taka duża liczba operacji stanowi doskonałe „źródło wiedzy”, z którego system może się uczyć. Im więcej dokumentów zostanie przeprocesowanych, tym skuteczność narzędzia rośnie” – mówi Jacek Krzaczek, product manager Comarch ERP.

Bezpieczeństwo danych firmowych

Przetworzone dokumenty przez Comarch OCR mogą być gromadzone w formie cyfrowej w kilku miejscach: w bazie danych systemu ERP, bezpośrednio na komputerze użytkownika albo w chmurze Comarch.

Z chmury Comarch korzystają osoby, które spędzają dużo czasu poza miejscem pracy i potrzebują mieć stały dostęp do informacji. Usługa chmurowa umożliwia współdzielenie dokumentów przez kilku pracowników firmy, dzięki czemu ułatwia współpracę zwłaszcza w trybie zdalnym.

Nasi klienci coraz częściej wybierają Comarch OCR

Spośród  klientów  CDN-Partner w Krakowie posiadających Comarch ERP Optima i Comarch ERP XL – blisko 100 firm korzysta z rozwiązania Comarch OCR. Wśród nich są zarówno Biura Rachunkowe, instytucje kultury oraz firmy handlowe, jak i produkcyjne. Część z firm korzysta z Comarch OCR przy współpracy z Comarch DMS – w elektronicznym obiegu dokumentów.

W razie dodatkowych pytań zachęcamy do kontaktu telefonicznie pod numerem 12 636 42 43 lub mailowo na adres info@cdnpartner.pl