Comarch DMS – pytania i odpowiedzi z webinaru

Comarch DMS jest rozwiązaniem usprawniającym obieg dokumentów w firmie. Poniżej udostępniamy pytania oraz odpowiedzi dotyczącego tego programu.

1). Czy Comarch DMS umożliwia podpisywanie dokumentów certyfikatem kwalifikowanym w celu uwierzytelnienia np. akceptacji umowy? 

Odpowiedź: Obecnie nie ma takiej możliwości. Planowane jest wprowadzenie takiej funkcjonalności. 

2). Kiedy zostanie wprowadzona automatyzacja punktów konfiguracyjnych ACD?

Odpowiedź: Udostępnienie tej funkcjonalności planowane jest na przełom 2 i 3 kwartału bieżącego roku.

3). Czy Comarch DMS współpracuje z wszystkimi systemami Comarchu? 

Odpowiedź: Tak, program współpracuje z Comarch ERP XL, Comarch ERP Optima oraz Comarch ERP Altum. Ponadto można korzystać z programu do obiegu dokumentów w wersji standalone (czyli w wersji samodzielnej).

4). Czy program ten jest dostępny w modelu SaaS? 

Odpowiedź: Tak, istnieje możliwość pracy Comarch DMS w modelu Saas. 

5). W jaki sposób można automatycznie generować dokumenty w Comarch ERP Optima? 

Odpowiedź: Generowanie dokumentów z Comarch DMS do Comarch ERP Optima odbywa się za pomocą kontrolki „Własna akcja”, pod którą jest podpięty exec. Gotowy przykład do generowania dokumentów kosztowych dostępny jest na stronach walidowanych: Przykład — Generator dokumentów w rejestrze VAT — Optima 2020.1.2 – DMS 2020.0.0.zip 

6). Czy jeden dokument może być wykorzystany w wielu procesach? 

Odpowiedź: Jeżeli plik jest dodany do Managera Dokumentów, wtedy można go wybrać w wielu dokumentach w obiegu (jest on linkowany). Jeżeli został dodany do kontrolki typu załącznik np. z dysku, to należy w również z dysku podpiąć ten plik na innych dokumentach. 

7). Mam Comarch ERP Optima w swojej lokalizacji. Czy mogę kupić licencje DMS bezpośrednio od Państwa, czy w modelu SaaS i systemy da się ze sobą skomunikować? 

Odpowiedź: W przypadku lokalnej instalacji Comarch ERP Optima, również rekomendujemy lokalną instalację Comarch DMS. W celu zakupienia licencji należy się z nami skontaktować.

8). Czy DMS można zintegrować z Optimą w modelu usługowym? 

Odpowiedź: Tak może współpracować z Comarch ERP Optima w modelu usługowym. W takim przypadku również Comarch DMS powinien pracować w takim modelu (SaaS). 

9). Czy e-mail może wychodzić raz dziennie z linkiem do pola akceptacji dokumentów po kolei? 

Odpowiedź: Tak, istnieje możliwość wskazania wysyłki mailowej raz dziennie o określonej godzinie z listą dokumentów i linków. Również można skonfigurować system, aby po zaakceptowaniu jednego dokumentu automatycznie otwierał kolejny, który wymaga akceptacji w celu upłynnienia pracy.

10). Czy do Comarch ERP Optima można dodawać dokumenty jako dokumenty handlowe (nie tylko do rejestru VAT)? 

Odpowiedź: Jest taka możliwość natomiast, jednakże wymaga ona przygotowania „generatora” na etapie wdrożenia przez Partnera. 

11).  Czy wnioski urlopowe z Comarch DMS można połączyć z e-Pracownikiem? 

Odpowiedź: Istnieje taka możliwość i wymaga odpowiedniej konfiguracja na etapie wdrożenia np. wniosek jest składany w HRM (e-Pracownik), a następnie akceptowany przez DMS.

12). Czy zaakceptowany wniosek urlopowy „wskoczy” od razu do list obecności?

Odpowiedź: Standardowy przykład nie posiada takiej opcji, jednakże można odpowiednio skonfigurować system, aby to osiągnąć.

13). Kto może założyć nowego użytkownika w Comarch DMS?

Odpowiedź: Osoba o uprawnieniach Administratora może zakładać nowych użytkowników w tym programie.

14). Czy w obiegu dokumentów jest możliwość ustawienia takiej widoczności dokumentów, że jeden pracownik może podglądnąć część, a drugi pracownik ma wgląd do innej części tzn. bez możliwości wglądu do faktur współpracownika? Natomiast z opcją widoczności wszystkiego dla przełożonego.

Odpowiedź: Jest taka możliwość i wymaga odpowiedniej konfiguracji oraz modelowania procesu, aby obsłużyć opisany scenariusz. 

15). Czy można przesłać poszczególne pozycje z faktury zakupowej do dwóch różnych osób akceptujących dane koszty? 

Odpowiedź: Tak, można to osiągnąć po odpowiedniej konfiguracji. Jeżeli dane osoby nie pracują jednocześnie, wtedy należy dodać odpowiednie kolumny. Natomiast w przypadku, gdy mają pracować w tym samym czasie, wymagane jest wykorzystanie obiegów powiązanych. System generuje nowe dokumenty dla „pozycji” i każda z nich trafia do innej osoby. 

16). Czy Comarch DMS może wygenerować również faktury zakupu — materiałowe? 

Odpowiedź: W Comarch ERP XL ta funkcjonalność jest dostępna w standardzie. Natomiast dla Comarch ERP Optima wymagane jest przygotowanie odpowiedniego „generatora” przez Autoryzowanego Partnera.

17). Czy jest opcja anonimizacji określonych dokumentów tzn. ograniczenia dostępu do nich? 

Odpowiedź: Ustawienia dot. dostępu do dokumentów zależą od uprawnień na danym etapie. Wybór uprawnień na danym etapie może być automatyczny (wg reguł wprowadzonych do systemu) lub ręczny — przez użytkownika procesującego dokument. Jeżeli ktoś miał dostęp do danego dokumentu, wtedy nie ma możliwości cofnięcia tego dostępu. 

18). Czy Comarch OCR i DMS to narzędzia, które należy zakupić oddzielnie? Czy DMS zawiera OCR? 

Odpowiedź: Usługa OCR jest odrębnie licencjonowana (w zależności od ilości stron).

19). Czy weryfikacja klienta np. czynny podatnik VAT, odbywa się na etapie księgowości, czy może przed pierwszą akceptacją? 

Odpowiedź: Weryfikacja odbywa się na dowolnym etapie i wymaga otwarcia okna karty kontrahenta (w wersji desktopowej), a także kliknięcia odpowiedniego przycisku.

20). Czy w DMS można generować gotowe druki dokumentów wg regulacji w firmie? 

Odpowiedź: Comarch DMS posiada wbudowany kreator wydruków i raportów, w ramach którego można przygotować odpowiedni szablon wydruku dla danego dokumentu. 

21). Czy dla korekt nadal trzeba stworzyć osobny schemat?

Odpowiedź: Na dokumencie w obiegu może znaleźć się kontrolka Comarch ERP XL dla jednego, określonego typu dokumentu. Można ten scenariusz obsłużyć przez „obiegi powiązane” dla których dla etapu generowania będzie dodawany dokument techniczny (powiązany) gdzie w ramach dodawania tego „dokumentu” będzie określany typ dokumentu ERP. Natomiast w planach rozwojowych systemu znajduje się punkt dot. umożliwienie wybrania typu dokumentu w trakcie jego procesowania. 

22). Czy można otworzyć poprzednia wersje dokumentu w wersjonowaniu? 

Odpowiedź: Tak, pod prawym przyciskiem myszy znajduje się opcja „pobierz wersję” z poziomu, której można otworzyć historyczne wersje dokumentu. 

23). Czy jest dostępny kalendarz z dostępnością pracowników? 

Odpowiedź: Obecnie Comarch DMS nie posiada wbudowanych kalendarzy — taka funkcjonalność jest planowana w przyszłych wersjach systemu. 

24). Co należy zrobić z dokumentami po zeskanowaniu do programu? Chodzi o papierowe oryginały.

Odpowiedź: Wersję papierową można archiwizować lub „zniszczyć”. Natomiast przed przyjęciem w firmie polityki niszczenia papierowych oryginałów zalecamy o wystąpienie o odpowiednią interpretację przepisów do Urzędu, gdyż organy podatkowe w różnych miejscach w kraju różnie interpretują przepisy.

25). Czy na etapie rejestracji system sygnalizuje, że np. dana faktura już była wcześniej rejestrowana? Może się zdarzyć, że kontrahent prześle 2 razy ten sam dokument. 

Odpowiedź: Tak, istnieje możliwość skonfigurowania systemu (przez kontrolkę „komunikat”), aby wykrywał duplikację dokumentów i informował o tym fakcie użytkownika.