Microsoft Excel od lat pełni istotną rolę w codziennym funkcjonowaniu wielu firm. Jego wszechstronność sprawia, że jest wykorzystywany w różnorodnych obszarach – od planowania produkcji, przez zarządzanie budżetami, aż po analizy i kalkulacje kosztów. Mimo swojej popularności, poleganie na Excelu jako podstawowym narzędziu do obsługi kluczowych procesów wiąże się z poważnymi zagrożeniami, które mogą negatywnie wpłynąć na sprawność operacyjną przedsiębiorstwa. Oto główne problemy wynikające z jego stosowania oraz sposoby ich ograniczania.
- Rozproszenie danych
Korzystanie z osobnych plików Excela przez różne działy prowadzi do fragmentacji informacji. Gdy dział sprzedaży pracuje na jednym zestawie danych, a działy operacyjne na innych, pojawiają się luki komunikacyjne i brak aktualnych informacji, co może prowadzić do błędów, opóźnień i wzajemnych pretensji. Zintegrowane systemy informatyczne, takie jak Comarch ERP, zapewniają wspólne źródło danych i usprawniają współpracę między działami.
- Utrata wiedzy firmowej
Ważne informacje często są zapisywane w osobistych plikach pracowników, co powoduje trudności w ich odnalezieniu i wykorzystaniu, zwłaszcza w przypadku rotacji kadry. Wdrożenie systemu zarządzania dokumentacją i zadaniami, np. Comarch DMS, umożliwia uporządkowane przechowywanie wiedzy firmowej w jednym miejscu.
- Błędy spowodowane brakiem kontroli danych
Choć Excel daje dużą swobodę, brak wbudowanych zabezpieczeń i walidacji danych może prowadzić do kosztownych błędów. W rozbudowanych arkuszach jedna pomyłka może wpłynąć na całą analizę. Systemy ERP, takie jak Comarch ERP XL, oferują kontrolę poprawności danych, co znacząco ogranicza ryzyko.
- Uzależnienie od niestandardowych rozwiązań
W wielu firmach Excel służy do tworzenia własnych narzędzi, np. planistycznych, których działanie rozumie jedna osoba. Jej odejście może sparaliżować pracę zespołu. Zamiast tego warto wdrożyć wyspecjalizowane systemy APS (np. Comarch APS), które zapewniają przejrzystość i łatwość obsługi.
- Spowolnienie procesów
Manualne wprowadzanie danych do Excela, np. w zakresie czasu pracy, znacząco wydłuża procesy. Automatyzacja, np. poprzez Comarch TNA i karty zbliżeniowe, przyspiesza te czynności i eliminuje błędy ludzkie.
- Niska ochrona i ryzyko utraty danych
Pliki Excela trzymane lokalnie są narażone na utratę i nieautoryzowany dostęp. Brakuje w nich mechanizmów zabezpieczeń. Z kolei systemy ERP, takie jak Comarch ERP XL z backupem w Comarch IBARD, gwarantują wyższy poziom bezpieczeństwa i kontroli dostępu.
- Brak automatyzacji i ograniczenia rozwoju
Excel nie wspiera automatycznego przepływu informacji między działami, co wymusza ręczne aktualizacje i zwiększa ryzyko użycia nieaktualnych danych. Nowoczesne rozwiązania ERP, wspierające RPA i AI, podnoszą poziom automatyzacji i pozwalają firmie rozwijać się bardziej efektywnie.
Migracja z Excela – co warto wiedzieć
Planując przejście do nowoczesnego systemu IT, warto:
- Zachować dane historyczne – informacje z Excela mogą być cenne. Można je zaimportować do systemu, np. Comarch BI Point.
- Uwzględnić logikę działania obecnych arkuszy – warto przeanalizować istniejące reguły i odwzorować je w nowym środowisku.
- Zadbać o elastyczność nowego systemu – rozwiązanie powinno odpowiadać na konkretne potrzeby firmy, tak jak Comarch ERP XL.
- Zintegrować arkusze z systemem – jeśli część pracy nadal odbywa się w Excelu, należy zapewnić wymianę danych z ERP.
- Praktyczne zastosowania w księgowości i kadrach
Systemy ERP automatyzują przygotowanie sprawozdań finansowych – takich jak bilans czy rachunek zysków i strat – poprzez przypisanie kont księgowych do konkretnych pozycji. To umożliwia bieżące analizy, które w Excelu są trudne do uzyskania. Dodatkowo Comarch ERP wspiera cykliczne księgowania (rozliczenia międzyokresowe), eliminując konieczność ręcznego generowania plików i księgowań.
Choć Excel jest wygodnym i powszechnie znanym narzędziem, jego wykorzystywanie jako podstawy systemu operacyjnego firmy wiąże się z licznymi zagrożeniami. Przejście na nowoczesne rozwiązania ERP umożliwia firmom zwiększenie efektywności, lepsze zarządzanie informacją i większe bezpieczeństwo danych. To kluczowy krok w kierunku cyfrowej transformacji i usprawnienia codziennych procesów.