Produktem, który upowszechnił się w dużych korporacjach, a teraz zyskuje coraz większa popularność w małych i średnich firmach jest elektroniczna faktura (e-Faktura) - odpowiednik faktury papierowej. Powód – wprowadzenie elektronicznych faktur gwarantuje firmie spore oszczędności nawet przy niewielkiej liczbie wystawianych dokumentów. Każda faktura wystawiona elektronicznie to oszczędność kilku złotych choćby na kopercie i znaczkach oraz wielokrotnie wyższa oszczędność czasu i kosztów pracy osób, które zajmują się księgowaniem . Dzięki szybkiemu potwierdzeniu dostarczenia e-faktury zmniejszają też koszty związane z opóźnieniami płatności uzasadnione nieotrzymaniem lub zagubieniem faktury.

Nasza firma jako jedna z pierwszych w sieci Partnerskiej Comarch wdrożyła faktury elektroniczne oraz zaoferowała ich wdrożenie naszym klientom. Stosowane przez nas rozwiązanie to eDOC24. Regulamin CDN Partner w Krakowie Sp. z o.o. dotyczący wystawiania i przekazywania faktur w formie elektronicznej

Przesyłanie faktur elektronicznych regulują w polskim prawie następujące akty prawne:
• Ustawą z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z dnia 15 listopada 2001r.)
• Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz
  przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania
  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. 2005 Nr 133, poz. 1119).

Aby E-faktura uznana została za zgodną z przepisami polskiego prawa, musi spełniać następujące warunki (określone w Rozp. MF z dnia 14 lipca 2005, o którym mowa powyżej):
• Odbiorca musi wyrazić pisemną zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej
• Autentyczność pochodzenia oraz integralność treści e-faktury musi być zagwarantowana poprzez:

- wykorzystanie bezpiecznego podpisu elektronicznego
(weryfikowanego przy pomocy certyfikatu kwalifikowanego)
LUB
- poprzez wymianę danych elektronicznych EDI (Electronic Data Interchange)

E-faktury obsługiwane w ramach eDOC24 spełniają wszystkie opisane powyżej warunki, a tym samym są w 100% e-fakturami w rozumieniu przepisów polskiego prawa.

Platforma eDOC24 (przesył, archiwizacja, dystrybucja e-faktur oraz innych e-dokumentów):
• System do obsługi e-faktur zgodnie z wymogami polskiego prawa
• E-faktury archiwizowane przez 6 lat
• Brak konieczności posiadania e-podpisu
• Rozwiązanie dla Klientów indywidualnych i biznesowych.

Jak działa eDOC24?

Platforma eDOC24 to nowoczesne rozwiązanie do obsługi e-dokumentów, między innymi faktur, korekt, not odsetkowych i wezwań do zapłaty. eDOC24 zapewnia kompleksową obsługę od wystawienia dokumentu online lub zaimportowania go z systemu finansowo-księgowego firmy, poprzez wysyłkę, aż po archiwizację zgodnie z wymogami prawnymi i skarbowymi.

1. Wystawca wprowadza faktury na portalu eDOC24 lub ma możliwość przekazania ich
    bezpośrednio ze swojego systemu Finansowo- Księgowego
2. E-faktury są procesowane w Platformie eDOC24
3. E-faktury są dystrybuowane do odbiorcy wybranym przez niego kanałem (portal eDOC24,
    system finansowo- księgowy, e-mail)
4. Odbiorca e-faktury otrzymuje powiadomienia o zbliżającym się terminie zapłaty e-faktury
5. eDOC24 powiadamia wystawcę o statusie e-faktury (odczytana, nieodczytana)

Korzystanie z eDOC24 jest na tyle proste, że nie wymaga specjalnego przeszkolenia pracowników. Portal eDOC24 jest przeznaczony zarówno dla małych firm wystawiających kilkanaście faktur miesięcznie jak i dla firm o wolumenie przekraczającym dziesiątki tysięcy dokumentów miesięcznie.

Faktury można wprowadzać bezpośrednio w portalu eDOC24 lub zaimportować je ze swojego systemu finansowo-księgowego.

Następnie faktury są wysyłane do klientów na adres e-mail w formie pliku PDF lub zapisywane na ich kontach w eDOC24. W takim przypadku, klient odbiera fakturę logując się w portalu internetowym www.eDOC24.pl. Odbieranie faktur jest bezpłatne.

Funkcje portalu eDOC24

Archiwizacja
Portal edoc24 przechowuje e-dokumenty przez 6 lat w bezpiecznym archiwum, dostępnym przez całą dobę.

Powiadamianie
eDOC24 pozwala śledzić status wysłanego dokumentu. Wystawca jest powiadamiany o tym, że faktura została odebrana przez klienta.

Wiarygodność dokumentów
Dokumenty wysyłane za pośrednictwem eDOC 24 mogą być podpisywane elektronicznie bez konieczności wykupienia własnego podpisu kwalifikowanego.

Reklamacja
Jeśli kwota na fakturze nie odpowiada faktycznemu zobowiązaniu, można złożyć reklamację za pośrednictwem eDOC24.

Udostępnianie
Faktury mogą być udostępnione innym użytkownikom, na przykład biuru rachunkowemu lub organom kontroli – użytkownik samodzielnie definiuje, które dokumenty mają zostać udostępnione.

Zarządzanie e-dokumentami
Portal eDOC24 pozwala, między innymi, sortować e-dokumenty, eksportować listy faktur i wysyłać załączniki do e-faktury.

Co wyróżnia portal eDOC24?

- Wygodne przeglądanie, sortowanie i wyszukiwanie dokumentów, które można także wyeksportować
   w postaci plików PDF
- Możliwość importu do systemu eDOC24 faktur z pliku
- Obsługa kanału EDI oraz technologii podpisu elektronicznego; podpisywanie wysyłanych dokumentów
   podpisem kwalifikowanym bez konieczności wykupienia zestawu
- Ustawianie powiadomień e-mail o przychodzących lub odebranych przez kontrahentów fakturach
- Możliwość udostępnienia faktur i dokumentów innym użytkownikom, na przykład biuru rachunkowemu
- Udostępnienie dokumentów organom kontroli – się samodzielnie definiując zakres udostępnianych
   dokumentów
- Całodobowy dostęp do archiwum dokumentów.

E-dokumenty w skrzynce pocztowej email

Dla wygody Wystawcy i Odbiorcy sugerujemy przechowywanie e-dokumentów na portalu (archiwizacja, stały dostęp, kontrola pobrania), ale e-dokumenty podpisane cyfrowo podpisem kwalifikowanym mogą być także dostarczane klientom bezpośrednio do skrzynki pocztowej. Za pomocą Platformy edoc24 można przesyłać również korekty faktur, noty odsetkowe, wezwania do zapłaty lub materiały promocyjne