§1. Postanowienia ogólne
1. Podstawą prawną wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej jest rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. (Dz. U. 2005 r., nr 133, poz. 1119).
2. CDN-Partner w Krakowie Sp.z.o.o. wystawia i przesyła faktury w formie elektronicznej gwarantując autentyczność ich pochodzenia oraz integralność treści poprzez zastosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z pózn. zm., ustawa) weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych1. Sposób przesyłania faktur określony jest w zgodzie na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej wyrażonej przez Klienta, zwane dalej „Akceptacją”.
§2. Opis i warunki wystawiania i przekazywania faktur w formie elektronicznej
3. Faktury w formie elektronicznej udostępniane będą w formacie PDF (Portable Document Format).
4. Akceptacja powinna zawierać dane pozwalające zidentyfikować Klienta oraz zostać poświadczona jego podpisem.
5. Klient może przekazać CDN-Partner w Krakowie Sp.z.o.o. prawidłowo wypełniony formularz Akceptacji za pomocą następujących kanałów komunikacji: w biurze CDN-Partner w Krakowie Sp.z.o.o. lub korespondencyjnie na adres: ul. Oboźna 31, 30-010 Kraków.
6. CDN-Partner w Krakowie Sp. z. o.o. dla fakturowania i przesyłania faktur używać będzie systemu informatycznego – Platformy eDOC24, systemu obsługiwanego przez Comarch SA, w Krakowie.
7. Używany w Regulaminie termin „faktura” odnosi się także do faktury korygującej, duplikatu faktury, faktury proforma, faktury zaliczkowej..
8. CDN-Partner w Krakowie Sp.z.o.o., na mocy niniejszego Regulaminu jest upoważniony do używania Platformy eDOC24 wyłącznie celem przesyłania faktur związanych z należnościami wynikającymi ze współpracy handlowej z Klientem.
9. Klient zobowiązuje się używać Platformy eDOC24 zgodnie z instrukcjami uzyskanymi od CDN-Partner w Krakowie Sp.z.o.o. lub spółki Comarch S.A.
10. Strony ustalają, że Akceptacja wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej znosi obowiązek wystawiania faktur w formie papierowej, a przekazanie faktur w formie elektronicznej jest równoznaczne z przekazaniem faktur
w formie papierowej.
11. W celu zapewnienia bezpieczeństwa wymiany faktur oraz umożliwienia ewentualnej kontroli organów podatkowych każda ze Stron zobowiązana jest do przechowywania danych – faktur elektronicznych przez 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym powstało zobowiązanie podatkowe.
12. W przypadku e-faktur dostępnych na Portalu eDOC24 faktury przechowywane są dla Klienta w Platformie eDOC24 w sposób umożliwiający ponowne przetworzenie lub sporządzenie informacji na potrzeby każdej Strony, w szczególności Platforma eDOC24 zapewnia:
a. Archiwizację dokumentów w wersji elektronicznej przez okres wymagany prawem (6 lat),
b. Podgląd zawartości dokumentu w postaci czytelnej (graficzna prezentacja w PDF),
c. Możliwość szybkiego wyszukiwania, sortowania dokumentów według ustalonych kryteriów, np.: data wystawienia dokumentu (przedział od - do), numer dokumentu, itp.
d. Możliwość wygenerowania wydruku dokumentu
e. Rejestrowanie każdego wydruku
f. Możliwość pobrania dokumentu (zapisania pliku PDF na lokalnym nośniku)
g. Rejestrowanie każdego pobrania pliku
h. Możliwość dostępu on-line do archiwum elektronicznego dla osób trzecich, np. Urząd Skarbowy
13. Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym Klient przekazał do CDN-Partner w Krakowie Sp.z.o.o. Akceptację, w szczególności pod warunkiem, że podany przez Klienta adres e-mail jest poprawny i umożliwi przesłanie mu wiadomości e-mail.
14. Faktury będą podpisywane przez uprawnionego pracownika Comarch S.A. Realizacja podpisu przez Comarch S.A. będzie się odbywać na mocy odpowiedniego upoważnienia. Pracownik Comarch S.A. będzie podpisywał faktury CDN-Partner w Krakowie Sp.z.o.o. w imieniu i na rzecz CDN-Partner w Krakowie Sp.z.o.o.
15. Do podglądu oraz weryfikacji przesłanej faktury służą następujące programy, które Abonent pobierze i zainstaluje we własnym zakresie:
a. bezpłatne oprogramowanie („Adobe Acrobat Reader"), służące do podglądu dokumentu (oprogramowanie dostępne do pobrania na portalu Platformy iFIN24)
b. bezpłatna aplikacja służąca do weryfikacji autentyczności podpisanej e-faktury (aplikacja dostępna do pobrania na portalu Platformy Comarch S.A.).
16. Wycofanie Akceptacji Klienta na wystawianie faktury w formie elektronicznej jest możliwe poprzez złożenie przez Klienta pisemnego oświadczenia.
17. Zaprzestanie przesyłania faktur w formie elektronicznej przez CDN-Partner w Krakowie Sp.z.o.o. do Klienta nastąpi w ciągu 1 dnia roboczego od momentu wpłynięcia do CDN-Partner w Krakowie Sp.z.o.o. dokumentu cofnięcia Akceptacji.
§3. Postanowienia końcowe
18. CDN-Partner w Krakowie Sp.z.o.o. zastrzega sobie prawo zmiany niniejszego Regulaminu. Wszelkie zmiany będą prezentowane na stronach internetowych (strona internetowa Wystawcy).
19. Regulamin wchodzi w życie z dniem opublikowania go na stronie internetowej określonej w ust. 18 niniejszego paragrafu.
1Umowa w sprawie europejskiego modelu EDI została opisana art. 1 zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820WE odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z 28.12.1994).
